Implementare una corretta gestione documentale in smart working è una necessità per sempre più aziende. L’emergenza sanitaria da Covid-19 ha aumentato le risorse che lavorano da remoto; molti lavoratori e molte aziende continueranno a sfruttare i vantaggi dello smart working anche quando torneremo alla completa normalità.
La gestione documentale è dunque fondamentale in smart working, dato che i lavoratori non si trovano nello stesso spazio fisico e necessitano di avere strumenti che semplificano la condivisione e l’archiviazione dei documenti aziendali.
Ma va oltre il lavoro agile: è un’attività che ogni azienda deve implementare per gestire i propri processi aziendali in modo efficiente ed efficace.
In quest’articolo vediamo quali sono i vantaggi della gestione documentale, quali strumenti adottare e il software adatto per gestire i flussi aziendali.
Gestione documentale in smartworking: i vantaggi
La digitalizzazione rende l’azienda più produttiva, veloce ed efficiente; si realizza in diversi modi: potendo consultare e firmare i documenti aziendali in qualsiasi momento, condividendo in sicurezza le informazioni all’interno e all’esterno dell’azienda, definendo e controllando l’intero processo autorizzativo.
La gestione documentale, innanzitutto, è dematerializzazione. Questo permette di ridurre i costi dell’uso di carta, inchiostro per stampanti e schedari, e della loro gestione (spazio e risorse umane).
Ma non è solo questo. Non basta digitalizzare i documenti cartacei e conservarli in un archivio digitale. È fondamentale che i documenti siano messi a disposizione dei team aziendali e delle unità produttive, permettendo la gestione del flusso informativo tra i vari reparti.
Questo porta a ottenere vantaggi immediati:
- Massima accessibilità ai documenti a qualsiasi utente: contratti e modulistica, manuali, istruzioni procedurali diventano immediatamente disponibili su tutti i supporti, in tutti i luoghi, anche in mobilità. Rendono così lo smart working un vero e proprio ufficio ovunque;
- Snellimento di tutti i processi e i passaggi di documenti da un collega all’altro; grazie alla firma elettronica si velocizzano i passaggi approvativi.
Di conseguenza si riducono i tempi di ricerca e trasmissione dei documenti. Una volta digitalizzati i documenti, si definiscono parole chiave per l’individuazione delle cartelle; effettuando una semplice query si accede in pochi istanti a tutti i file coerenti con la chiave di ricerca.
Questo rappresenta un notevole vantaggio nelle attività di smart working, dato che permette a tutti i membri dell’azienda di ottenere tutti i documenti in tempo reale. La corretta gestione documentale può aiutare in modo determinante il management: i documenti rappresentano uno spaccato nitido dell’andamento del business in un dato momento, da consultare per effettuare scelte strategiche sul piano organizzativo.
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Gestione documenti aziendali: quali strumenti adottare?
Lo smart working coinvolge tutti gli aspetti della vita aziendale, perciò è importante avere i giusti strumenti per gestirlo.
Per quanto riguarda la gestione documentale, vanno adottati strumenti che permettono al workflow documentale di muoversi senza intoppi, migliorando le performance e i risultati di business.
Le soluzioni principali sono:
- Processi Paperless: è fondamentale ripensare i processi e i flussi documentali all’interno dell’azienda, in quanto la gestione documentale in smart working utilizza documenti digitali. L’implementazione parte dall’analisi dei processi e arriva fino al monitoraggio delle soluzioni adottate;
- Content & document management: il lavoro a distanza necessita la condivisione di documenti e la collaborare per la loro realizzazione, validazione e archiviazione, oltre che a piattaforme che permettono di lavorare da remoto ai documenti;
- Firma elettronica: la firma elettronica (avanzata o qualificata) garantisce la validità di un documento digitale e permette di risalire in maniera sicura e diretta alla persona che lo ha firmato;
- Conservazione digitale: la conservazione digitale garantisce la reperibilità e l’inalterabilità dei documenti digitali nel tempo.
Il software per lo smart working (e non solo): il gestionale documentale
Un software di gestione documentale in smart working (e non solo) permette di digitalizzare i documenti e ottimizzare i processi aziendali.
Consente infatti di:
- Dematerializzare, rendendo digitale ogni informazione, consentendo a ciascun collaboratore di lavorare da casa senza privarsi di tutte le informazioni presenti nei faldoni e nei fascicoli cartacei;
- Condividere informazioni, file e conoscenza, rendendo lo svolgimento dell’attività lavorativa efficace tanto in smart working quanto in ufficio;
- Garantire sicurezza e privacy, rispettando le normative nazionali ed europee in ambito di tutela dei dati e garantendo la riservatezza di tutte le informazioni aziendali.
Rapido-ECS®: digitalizzazione dei documenti e design dei processi produttivi
Il nostro Rapido-ECS®, software di gestione e distribuzione dei documenti, struttura in modo efficace processi di comunicazione e flussi di attività.
- Permette di digitalizzare, gestire, archiviare e condividere i documenti aziendali da qualsiasi luogo o dispositivo. Acquisisce tutti i contenuti cartacei ed elettronici della tua azienda (immagini, file audio e documenti lavorativi di qualsiasi formato). I dati vengono indicizzati in archivi strutturabili secondo logiche e gerarchie in base alle esigenze aziendali;
- Consente di disegnare e automatizzare i processi di business, indicando gli utenti che le devono svolgere e i responsabili che le devono approvare. Definita la struttura, tutti i collegamenti e le sequenze operative si generano da sé, facendo circolare in automatico i documenti.
Tutto questo avviene con la garanzia che i documenti aziendali non vadano persi o modificati, rischiando di perdere informazioni vitali per l’azienda.
In conclusione, il gestionale documentale si rivela un software di grande importanza per le attività di smart working, ma anche per gestire i flussi aziendali in ufficio. Con una gestione dei documenti e dei processi più efficace la tua azienda migliorerà le comunicazioni e le condivisioni interne: tutto questo avrà un impatto notevole sulla produttività.
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