La trasformazione digitale nel settore eventi

Contesto del Progetto

Media Dressing Srl è una società specializzata in sound design e soluzioni multimediali per l’organizzazione di eventi. Gestisce l’intero processo, dall’ideazione alla realizzazione del progetto, lavorando a stretto contatto con clienti, agenti e fornitori.

L’azienda aveva bisogno di una soluzione integrata per ottimizzare e monitorare i processi, gestire le relazioni con clienti e fornitori, e tenere sotto controllo la situazione finanziaria.

Periodo

2023/2024

Durata del Progetto

7 mesi

Cosa è stato fatto

Dopo un’attenta fase di analisi delle esigenze di Media Dressing, abbiamo personalizzato e implementato una soluzione su misura basata su diversi moduli di Odoo, configurati e adattati per rispondere a ciascuna delle necessità specifiche del cliente.

CRM e Vendite: Il modulo CRM è stato configurato per gestire l’intero processo di offerta e vendita degli eventi. Ogni evento, creato attraverso l’app Progetti, è collegato a ordini di vendita e acquisto, o ne genera di nuovi tramite l’app Vendite.
Il flusso di approvazione è stato personalizzato in modo che, qualora un preventivo presenti un margine inferiore a una certa soglia, venga automaticamente richiesta un’approvazione, garantendo così il rispetto dei criteri di marginalità stabiliti. Ad ogni evento vengono assegnati una location e uno o più DJ e tecnici.

Gestione Fornitori e Collaboratori: Clienti, agenti, location e collaboratori (come DJ e tecnici) sono gestiti tramite l’app Contatti. Attraverso un'area riservata sul sito web, ciascun DJ o tecnico può accedere alla propria agenda, consultare i dettagli di ogni evento a cui è assegnato e visualizzare la documentazione correlata nell’app Documenti.

Gestione Finanziaria: L’app Tesoreria è stata personalizzata per un monitoraggio completo del cash flow. Il sistema organizza i pagamenti e le scadenze di entrate e uscite per data, fornendo sempre una visione aggiornata della disponibilità di cassa. Inoltre, per migliorare la gestione delle commissioni, l’app Provvigioni è stata configurata per includere scaglioni specifici per gli agenti, in modo da calcolare le provvigioni in base agli obiettivi raggiunti.

Marketing: L’app Marketing è stata personalizzata per permettere la creazione di campagne e newsletter su misura per i clienti. Grazie ai template personalizzati, Media Dressing può creare comunicazioni di marketing coinvolgenti e mirate per promuovere i propri eventi.

Moduli Odoo implementati

Sito web custom con area extranet riservata

CRM

Progetti

Contatti

Documenti

Vendite

Acquisti

Provvigioni

Tesoreria

Cespiti

Marketing

Spese

Risultati ottenuti

L’implementazione diOdoo ha trasformato la gestione operativa di Media Dressing, garantendo efficienza, trasparenza e controllo su ogni processo:

Miglioramento dell’efficienza operativa: Media Dressing ha ottimizzato i flussi di lavoro e centralizzato la gestione degli eventi, dalla pianificazione alla realizzazione.

Maggiore controllo finanziario: Grazie alla personalizzazione della tesoreria e al monitoraggio continuo del cash flow, visibile anche nel CRM, l'azienda ha migliorato il monitoraggio delle entrate e uscite, garantendo un solido controllo finanziario e un migliore flusso di cassa.

Maggiore soddisfazione dei fornitori: I fornitori ora hanno accesso a tutte le informazioni di cui hanno bisogno attraverso un’area riservata, con miglioramento della comunicazione e del coordinamento.